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Il 25 maggio 2018 è entrata in vigore la nuova Legge Europea applicata da tutti gli Stati Membri della Comunità. Si tratta del Regolamento n. 679 del 27 aprile 2016, siglato RGPD, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

Adempimenti del circolo

INFORMATIVE:

  1. INFORMATIVA per i singoli tesserati completa. Trattamento dei dati scheda di adesione (sul sito www.noihub.it sotto ai campi di USER e PASSWORD è presente il link per scaricare il modello. Si deve stampare una copia di informativa da esporre in bacheca presso il circolo a disposizione dei tesserati).
  2. INFORMATIVA completa per AFFILIAZIONE CIRCOLI ANNO 2019 (sul sito www.noihub.it sotto ai campi di USER e PASSWORD è presente il link per scaricare il modello)
  3. INFORMATIVA FORNITORI ( che siano DITTE INDIVIDUALI E/o professionisti COLLABORATORI).
  4. INFORMATIVA LAVORATORI dipendenti del CIRCOLO (laddove presenti).

SCHEDA DI ADESIONE PERSONALE FAMILIARE 2019:

è a disposizione sul sito www.noihub.it in dashboard/ultimi documenti ricevuti

La norma richiede che sia data una informativa in merito alle finalità della raccolta e alle modalità del trattamento (le finalità sono iscrizione a libro soci obbligatoria e erogazione servizi concordati, si tratta quindi di dati personali trattati in ambito contrattale, non si fanno trattamenti ulteriori).

Il tipo di dato e il trattamento non richiedono il CONSENSO scritto, tuttavia occorre poter dimostrare di averlo ricevuto: conseguentemente diventa indispensabile raccogliere il consenso da parte dei tesserati. I Circoli che hanno regolarmente utilizzato la modulistica prodotta e diffusa dalla Segreteria nazionale (domanda di adesione personale/familiare) si preoccuperanno di raccogliere il nuovo consenso riferito alla nuova legislazione, a partire dal tesseramento 2019, per TUTTI i tesserati con la Domanda di ADESIONE e RINNOVO (anche familiare) con LIBERATORIA immagini e video, che il circolo avrà la premura di conservare in archivio.

NOMINE:

  1. NOMINA INCARICATO INTERNO: il documento denominato con il quale si dà evidenza dell’autorizzazione da parte del titolare del trattamento(legale rappresentante del circolo) ai propri dipendenti o collaboratori volontari a trattare i dati nell'ambito della propria organizzazione circolo/oratorio e finalità della stessa. Il modello presenta sette caselle nelle quali è possibile evidenziare con un flag/ spunta gli incarichi attribuiti. Questo modulo sottoscritto dal titolare e dall'incaricato rimane nell'archivio del circolo. (non va esposto al circolo, non va inviato a nessun altro ente).
  2. NOMINA RESPONSABILE ESTERNO: il modulo può servire per la nomina di responsabili del trattamento dati esterni al circolo che siano chiamati a trattare dati personali per conto del titolare dei dati stessi (legale rappresentante del circolo). Es: NOI Associazione, NOI Territoriale, Consulente del lavoro, Commercialista.
  3. NOMINA RESPONSABILE ESTERNO già compilato per NOI Associazione: con questo modello NOI ASSOCIAZIONE viene nominata quale responsabile esterno per la tenuta dei dati dei tesserati e altri adempimenti connessi, per conto del circolo. Il modulo (già timbrato e firmato dal nazionale) va completato negli spazi relativi ai dati del circolo, sottoscritto dal legale rappresentante e scansionato va restituito per posta elettronica a segreteria@noiassociazione .it e una copia va tenuta nell'archivio del circolo.


ALTRE NOMINE O DOCUMENTI CHE CONTRIBUISCONO ALLE MISURE DI SICUREZZA PRIVACY:

DESIGNAZIONE CUSTODE CHIAVI-PASSWORD.
Il legale rappresentante, che è il titolare del trattamento dei dati, nomina il soggetto incaricato alla custodia delle chiavi-password (sistemi di controllo accesso agli archivi cartacei o informatici).
La lettera di incarico sottoscritta dal titolare del trattamento, firmata per accettazione dall'incaricato, va conservata nell'archivio.

MODULO DI CONSEGNA CHIAVI-PASSWORD.
Il soggetto preposto alla custodia delle chiavi-password compila, sottoscrive e fa firmare a chi riceve le chiavi-password il modulo da conservare in archivio (per responsabilizzare chi riceve sistemi di accesso agli archivi).

INFORMATIVA POSTA ELETTRONICA.
Trattasi del messaggio "Informativa breve per posta elettronica" da inserire obbligatoriamente alla fine di ogni comunicazione di posta elettronica.